Genehmigungs- und Lizenzanträge

Was ein Genehmigungs- oder Lizenzantrag umfasst

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Behörde und Genehmigung, eine einheitliche Liste gibt es also nicht. Die meisten Anträge verlangen eine Kombination aus Folgendem:

• Unternehmens- und Identitätsangaben, etwa ABN (australische Unternehmensnummer) oder Handelsregistereintrag, Adressen und benannte verantwortliche Personen.
• Qualifikationen, Lizenzen und Befähigungsnachweise der Personen, die die Arbeit ausführen.
• Versicherungsbestätigungen über bestehenden Versicherungsschutz.
• Pläne, Verfahren oder Managementpläne für die Tätigkeit.
• Standortangaben, Karten oder Zeichnungen.
• Frühere Genehmigungen, Genehmigungsnummern und Korrespondenz.
• Vom Antragsteller unterschriebene Erklärungen sowie die Gebühr.

Das meiste davon liegt bereits in OneDrive, SharePoint und E-Mails. Das Problem ist, die aktuelle Fassung zu finden und zu bemerken, dass die Versicherungsbestätigung letzten Monat abgelaufen ist.

Den Antrag mit einer KI-Arbeitskraft vorbereiten

Eine praktische Arbeitsweise mit The Everything in Microsoft Teams:

1. Geben Sie ihr die Checkliste. Speichern Sie die veröffentlichte Checkliste oder Ausfüllhilfe der Behörde in SharePoint und bitten Sie die KI, sie als Referenz zu verwenden.
2. Lassen Sie sie sammeln. Sie durchsucht SharePoint, OneDrive und Ihr Postfach nach jedem Punkt, kopiert die aktuelle Fassung in einen Antragsordner und listet auf, woher jedes Dokument stammt.
3. Lesen Sie die Lückenliste. Sie meldet, was fehlt, was abgelaufen ist und welche Angaben zwischen Dokumenten nicht übereinstimmen, etwa zwei verschiedene Standortadressen.
4. Fordern Sie Fehlendes an. Sie kann die E-Mail entwerfen, mit der ein Mitarbeitender oder Fachplaner um ein fehlendes Dokument gebeten wird. Sie fragt nach, bevor etwas Wichtiges hinausgeht.
5. Entwerfen Sie die Begleitunterlagen. Sie schreibt ein Anschreiben und ein Unterlagenverzeichnis in Word, die Sie bearbeiten und freigeben.
6. Sie reichen ein. Der Antragsteller prüft die Unterlagen, unterschreibt die Erklärungen, zahlt die Gebühr und reicht ein.

Für Anträge, die Flächennutzung oder Bauarbeiten betreffen, siehe Baugenehmigungen. Wenn eine Tätigkeit eine Umweltgenehmigung braucht, siehe Umweltgenehmigungen.

Verlängerungen und Ablaufdaten

Viele Lizenzen und Genehmigungen laufen ab, und eine abgelaufene kann die Arbeit stoppen. Die Verfolgung von Verlängerungen gehört zu den einfachsten Aufgaben, die man abgeben kann:

• Führen Sie eine Liste aller Lizenzen und Genehmigungen in einer SharePoint List oder in Excel, mit Nummer, Inhaber, ausstellender Behörde und Ablaufdatum.
• Bitten Sie die KI, die verantwortliche Person rechtzeitig vor jedem Ablauf in Teams zu erinnern, mit der Vorlaufzeit, die die Behörde benötigt.
• Steht die Verlängerung an, sammelt sie die aktuellen Nachweisunterlagen und prüft sie anhand der Checkliste für die Verlängerung, wie bei einem neuen Antrag.
• Sie meldet Nachweise, die vor der Lizenz ablaufen, etwa eine Versicherungsbestätigung oder den Befähigungsnachweis eines Mitarbeitenden.

Das Register selbst ist Teil Ihrer Genehmigungsnachweise: Bewahren Sie die erteilte Genehmigung, den zugrunde liegenden Antrag und alle Auflagen zusammen auf.

Was bei einem Menschen bleibt

• Richtigkeit des Antrags. Der Antragsteller unterschreibt die Erklärungen und ist für deren Inhalt verantwortlich. Lesen Sie die Unterlagen, bevor Sie unterschreiben.
• Einreichen und bezahlen. Der Antragsteller reicht über das Portal der Behörde oder auf dem von ihr vorgegebenen Weg ein. Die KI reicht nicht ein.
• Anforderungen auslegen. Ist die Checkliste unklar, fragen Sie die Behörde oder einen Berater. Die KI leistet keine Rechtsberatung.
• Beurteilung der Befähigung. Ob die Qualifikationen einer Person einer Lizenzklasse genügen, entscheiden das Unternehmen und die Behörde.

Bevor Sie beginnen

Genehmigungsakten enthalten Pläne, Standortangaben, personenbezogene Daten von Nachbarn und Mitarbeitenden und manchmal geschäftlich sensible Entwürfe. Bevor Sie ein KI-Werkzeug darauf ansetzen, prüfen Sie Ihre eigenen Pflichten:

• Datenschutz und Speicherort der Daten. The Everything läuft in Ihrem eigenen Microsoft-365-Tenant, nutzt für die KI-Verarbeitung aber Microsoft Azure OpenAI und OpenAI, und laut seiner Datenschutzerklärung können diese Anbieter Informationen außerhalb Ihres Landes verarbeiten. Wenn ein Vertrag, ein Kunde oder eine Aufsichtsbehörde einschränkt, wohin Ihre Daten gelangen dürfen, klären Sie das zuerst.
• Aufbewahrung von Unterlagen. Für manche Genehmigungen, Auflagen und Branchen gelten eigene Regeln dazu, was Sie wie lange aufbewahren müssen. Die KI hilft Ihnen, die Akte zu führen; sie entscheidet nicht, was Sie gesetzlich aufbewahren müssen.
• Zertifizierungen. The Everything beansprucht weder SOC 2 noch ISO 27001 noch eine andere Zertifizierung. Wenn Ihr Einkauf oder Ihr Qualitätsmanagementsystem eine solche verlangt, erfüllt es diese Anforderung nicht.

Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, und wenn Sie kündigen, bleiben Ihre Dateien dort, wo sie immer waren: in Ihrem Microsoft-Konto.

Häufige Fragen