Demandes de permis et de licences

Ce qu'implique une demande de permis ou de licence

Les exigences varient selon l'autorité et le permis : il n'existe donc pas de liste unique. La plupart des demandes réclament une combinaison des éléments suivants :

• Informations sur l'entreprise et l'identité, comme l'ABN (numéro d'entreprise australien) ou l'immatriculation de la société, les adresses et les personnes responsables désignées.
• Qualifications, licences et attestations de compétence des personnes qui réalisent le travail.
• Attestations d'assurance en cours de validité.
• Plans, procédures ou plans de gestion de l'activité.
• Informations sur le site, cartes ou plans.
• Autorisations antérieures, numéros de permis et correspondance.
• Déclarations signées par le demandeur, et les frais.

La plupart de ces éléments existent déjà dans OneDrive, SharePoint et les e-mails. Le problème est de trouver la version à jour, et de remarquer que l'attestation d'assurance a expiré le mois dernier.

Préparer la demande avec un collaborateur IA

Une méthode pratique, avec The Everything dans Microsoft Teams :

1. Fournissez-lui la liste de contrôle. Enregistrez dans SharePoint la liste de contrôle ou la notice du formulaire publiée par l'autorité et demandez à l'IA de s'en servir comme référence.
2. Laissez-la rassembler. Elle recherche chaque élément dans SharePoint, OneDrive et votre boîte aux lettres, copie la version à jour dans un dossier de demande et indique la provenance de chaque document.
3. Lisez la liste des manques. Elle signale ce qui manque, ce qui a expiré et les informations qui divergent d'un document à l'autre, comme deux adresses de site différentes.
4. Relancez pour les manques. Elle peut rédiger l'e-mail demandant un élément manquant à un salarié ou à un consultant. Elle demande avant que quoi que ce soit d'important ne parte.
5. Rédigez les pièces d'accompagnement. Elle rédige dans Word une lettre d'accompagnement et un bordereau des pièces que vous modifiez et approuvez.
6. Vous déposez. Le demandeur vérifie le dossier, signe les déclarations, paie les frais et soumet.

Pour les demandes qui concernent l'usage des sols ou des travaux de construction, voir autorisations d'urbanisme. Lorsqu'une activité nécessite un permis environnemental, voir autorisations environnementales.

Renouvellements et dates d'expiration

De nombreuses licences et de nombreux permis expirent, et un document périmé peut arrêter le travail. Le suivi des renouvellements est l'une des tâches les plus simples à confier :

• Tenez la liste de chaque licence et de chaque permis dans une SharePoint List ou dans Excel, avec son numéro, son titulaire, l'autorité de délivrance et la date d'expiration.
• Demandez à l'IA de prévenir la personne responsable dans Teams bien avant chaque expiration, avec le délai dont l'autorité a besoin.
• Lorsque le renouvellement approche, elle rassemble les pièces justificatives à jour et les vérifie au regard de la liste de contrôle du renouvellement, comme pour une nouvelle demande.
• Elle signale les pièces justificatives qui expirent avant la licence, comme une attestation d'assurance ou l'habilitation d'un salarié.

Le registre lui-même fait partie de vos preuves d'autorisation : conservez ensemble le permis délivré, la demande qui l'a précédé et les éventuelles conditions.

Ce qui reste du ressort d'une personne

• Exactitude de la demande. Le demandeur signe les déclarations et répond de leur contenu. Lisez le dossier avant de le signer.
• Soumettre et payer. Le demandeur dépose via le portail de l'autorité ou selon les modalités qu'elle prévoit. L'IA ne dépose pas.
• Interpréter les exigences. Si la liste de contrôle n'est pas claire, interrogez l'autorité ou un conseiller. L'IA ne donne pas de conseil juridique.
• Appréciation des compétences. Il revient à l'entreprise et à l'autorité de décider si les qualifications d'une personne correspondent à une catégorie de licence.

Avant de commencer

Les dossiers d'autorisation contiennent des plans, des informations sur le site, des données personnelles concernant des voisins et des salariés, et parfois des conceptions commercialement sensibles. Avant d'y donner accès à un outil d'IA, vérifiez vos propres obligations :

• Confidentialité et localisation des données. The Everything fonctionne sur votre propre tenant Microsoft 365, mais son traitement par IA s'appuie sur Microsoft Azure OpenAI et OpenAI, et sa politique de confidentialité indique que ces prestataires peuvent traiter des informations en dehors de votre pays. Si un contrat, un client ou un régulateur limite les lieux où vos données peuvent aller, réglez cette question d'abord.
• Conservation des documents. Certaines autorisations, conditions et certains secteurs ont leurs propres règles sur ce que vous devez conserver et pendant combien de temps. L'IA vous aide à tenir le dossier ; elle ne décide pas de ce que la loi vous impose de conserver.
• Certifications. The Everything ne revendique ni SOC 2, ni ISO 27001, ni aucune autre certification. Si vos achats ou votre système qualité en exigent une, il ne répond pas à cette exigence.

Vos données ne servent pas à entraîner des modèles d'IA et, si vous résiliez, vos fichiers restent là où ils ont toujours été : dans votre compte Microsoft.

Questions fréquentes