Dossiers de preuves des autorisations

Ce que contient un dossier de preuves

Une structure simple dans SharePoint

Une arborescence simple fonctionne mieux qu'une arborescence élaborée. Pour chaque autorisation :

• 01 Déposé : les fichiers tels que déposés, jamais modifiés après le dépôt.
• 02 Correspondance : demandes et réponses, nommées par date.
• 03 Décision : l'autorisation telle que délivrée.
• 04 Conditions : le registre et les preuves, un sous-dossier par condition.
• 05 Travail : les brouillons, séparés de ce qui a réellement été envoyé.
• Index : une feuille Excel ou une SharePoint List de chaque élément, avec date, auteur, version et statut.

Un collaborateur IA peut créer la structure, y classer les e-mails et pièces jointes à leur arrivée et tenir l'index à jour. Il peut aussi vérifier le dossier et signaler les manques, comme une demande d'informations sans réponse classée, ou une condition marquée comme remplie sans preuve.

Versions, dates et qui a fait quoi

La défaillance la plus courante d'un dossier d'autorisation est de ne pas savoir quelle version a réellement été envoyée. Trois habitudes règlent l'essentiel du problème :

1. Figer ce qui a été envoyé. Copiez la version déposée ou envoyée dans le dossier « Déposé » ou « Correspondance » et ne la modifiez plus. Les brouillons restent dans le dossier de travail.
2. Ajouter, ne pas écraser. Quand quelque chose change, ajoutez une nouvelle version et une nouvelle entrée dans l'index. Dans les environnements réglementés par la FDA aux États-Unis, 21 CFR Part 11 §11.10(e) le formule ainsi : « les modifications des enregistrements ne doivent pas masquer les informations enregistrées précédemment ». C'est une bonne règle, même là où Part 11 ne s'applique pas.
3. Noter les personnes, pas seulement les dates. L'index indique qui a préparé, approuvé et envoyé chaque élément.

L'historique des versions de SharePoint aide, mais il enregistre des modifications, pas des décisions. L'index enregistre les décisions. Chaque guide d'autorisation de ce site se termine par ce dossier : permis et licences, autorisations environnementales et autorisations d'urbanisme.

Ce qui reste du ressort d'une personne

• Ce que le dossier doit contenir, et pendant combien de temps. Cela dépend de vos autorisations, de votre secteur et de votre juridiction.
• La validation. Une personne responsable confirme que le dossier est complet avant la clôture d'un projet ou un audit.
• L'attestation de conformité. La preuve qu'une condition a été remplie est confirmée par la personne qui en est responsable.
• La communication du dossier. Décider de ce qui est remis à un auditeur, un acquéreur ou un régulateur reste de votre ressort.

Avant de commencer

Les dossiers d'autorisation contiennent des plans, des informations sur le site, des données personnelles concernant des voisins et des salariés, et parfois des conceptions commercialement sensibles. Avant d'y donner accès à un outil d'IA, vérifiez vos propres obligations :

• Confidentialité et localisation des données. The Everything fonctionne sur votre propre tenant Microsoft 365, mais son traitement par IA s'appuie sur Microsoft Azure OpenAI et OpenAI, et sa politique de confidentialité indique que ces prestataires peuvent traiter des informations en dehors de votre pays. Si un contrat, un client ou un régulateur limite les lieux où vos données peuvent aller, réglez cette question d'abord.
• Conservation des documents. Certaines autorisations, conditions et certains secteurs ont leurs propres règles sur ce que vous devez conserver et pendant combien de temps. L'IA vous aide à tenir le dossier ; elle ne décide pas de ce que la loi vous impose de conserver.
• Certifications. The Everything ne revendique ni SOC 2, ni ISO 27001, ni aucune autre certification. Si vos achats ou votre système qualité en exigent une, il ne répond pas à cette exigence.
• Durée de conservation. Vérifiez si votre secteur ou votre autorisation fixe une durée de conservation avant d'archiver ou de supprimer quoi que ce soit.

Vos données ne servent pas à entraîner des modèles d'IA et, si vous résiliez, vos fichiers restent là où ils ont toujours été : dans votre compte Microsoft.

Questions fréquentes