Autorisations d'urbanisme, côté demandeur

La complétude avant le dépôt

En Nouvelle-Galles du Sud (Australie), le guide du NSW Planning Portal indique que les demandes « doivent être vérifiées quant à leur complétude avant de pouvoir être déposées ». Une collectivité peut rejeter une demande « dans les 14 jours suivant le dépôt », et uniquement pour les motifs énoncés à la section 39 de l'Environmental Planning and Assessment Regulation 2021 (le règlement d'urbanisme et d'évaluation environnementale de Nouvelle-Galles du Sud).

Une demande incomplète coûte des semaines. Avant le dépôt, un collaborateur IA peut :

• Comparer votre dossier, point par point, aux exigences documentaires du portail pour le type de demande.
• Vérifier que l'adresse, le lot et le DP (Deposited Plan, le plan cadastral enregistré) ainsi que la description du projet concordent entre les plans, la notice des effets environnementaux et les rapports des consultants.
• Confirmer que chaque rapport est la dernière version et correspond à l'indice de plan auquel il se réfère.
• Lister tout ce qui manque ou est incohérent pour que votre urbaniste le règle.

Si le projet nécessite aussi une saisine environnementale ou un permis d'exploitation distinct, voir autorisations environnementales et demandes de permis et de licences.

Rapports des consultants et versions

Une DA peut mobiliser un architecte, un urbaniste, un géomètre, un ingénieur trafic, un ingénieur en eaux pluviales, un arboriste, un acousticien et d'autres. Les rapports arrivent par e-mail, sont révisés quand les plans changent et deviennent discrètement obsolètes.

• L'IA peut classer chaque rapport dès son arrivée dans Outlook, noter l'indice de plan sur lequel il repose et tenir un tableau de suivi dans Excel ou une SharePoint List.
• Lorsque l'architecte émet un nouvel indice de plan, elle liste les rapports qui renvoient à l'ancien pour que vous demandiez à ces consultants de confirmer ou de mettre à jour.
• Elle peut rédiger la demande adressée à chaque consultant, que vous approuvez avant l'envoi.

Suivre l'instruction et les demandes d'informations

Le guide destiné aux collectivités du NSW Department of Planning fixe des repères : demandes standard « tranchées dans un délai de 40 jours », demandes en procédure accélérée « dans un délai de 25 jours », et « 14 jours pour retirer les demandes incomplètes ». Il s'agit de repères issus d'un guide mis à jour le 4 mai 2023, et non du délai légal au terme duquel la demande est réputée rejetée : ne les traitez donc pas comme des délais légaux.

Un collaborateur IA peut tenir une chronologie simple pour chaque demande : date de dépôt, chaque contact de la collectivité, consultations d'autres organismes, demandes d'informations et leurs échéances. Lorsqu'une demande arrive, il l'enregistre, trouve les éléments qui y répondent, transmet les questions techniques au bon consultant et rédige la réponse d'accompagnement que le demandeur approuve.

Conditions de l'autorisation

Une autorisation peut être assortie de nombreuses conditions, déclenchées à différents stades : avant le certificat de construction, avant le démarrage des travaux, pendant la construction, avant l'occupation et de façon continue. En manquer une peut retarder un certificat ou entraîner des mesures coercitives.

Les rappels sont envoyés à chaque responsable dans Teams. Les preuves rejoignent votre dossier de preuves de l'autorisation.

Ce qui reste du ressort d'une personne

• Le jugement d'urbanisme. Ce qu'il faut demander, et comment le défendre, relève de votre urbaniste et de vos concepteurs.
• Le dépôt. Le demandeur dépose via le portail, signe les déclarations et paie les frais. L'IA ne dépose pas.
• Les réponses à la collectivité. Chaque réponse est approuvée par le demandeur avant son envoi.
• L'attestation des conditions. Il revient à la personne responsable et, si nécessaire, au certificateur de déterminer si une condition est remplie.

Avant de commencer

Les dossiers d'autorisation contiennent des plans, des informations sur le site, des données personnelles concernant des voisins et des salariés, et parfois des conceptions commercialement sensibles. Avant d'y donner accès à un outil d'IA, vérifiez vos propres obligations :

• Confidentialité et localisation des données. The Everything fonctionne sur votre propre tenant Microsoft 365, mais son traitement par IA s'appuie sur Microsoft Azure OpenAI et OpenAI, et sa politique de confidentialité indique que ces prestataires peuvent traiter des informations en dehors de votre pays. Si un contrat, un client ou un régulateur limite les lieux où vos données peuvent aller, réglez cette question d'abord.
• Conservation des documents. Certaines autorisations, conditions et certains secteurs ont leurs propres règles sur ce que vous devez conserver et pendant combien de temps. L'IA vous aide à tenir le dossier ; elle ne décide pas de ce que la loi vous impose de conserver.
• Certifications. The Everything ne revendique ni SOC 2, ni ISO 27001, ni aucune autre certification. Si vos achats ou votre système qualité en exigent une, il ne répond pas à cette exigence.
• Données des voisins et des observations. Les observations déposées et les coordonnées des voisins peuvent contenir des données personnelles. Traitez-les conformément à vos obligations en matière de protection des données.

Vos données ne servent pas à entraîner des modèles d'IA et, si vous résiliez, vos fichiers restent là où ils ont toujours été : dans votre compte Microsoft.

Questions fréquentes