Bouw- en ontwikkelingsvergunningen, vanuit de aanvrager bekeken

Volledigheid vóór indiening

In New South Wales, Australië, zeggen de richtlijnen van het NSW Planning Portal (het online omgevingsloket van New South Wales) dat aanvragen „op volledigheid moeten worden gecontroleerd voordat ze kunnen worden ingediend”. Een gemeente kan een aanvraag „binnen 14 dagen na indiening” afwijzen, en alleen om de redenen die zijn genoemd in section 39 van de Environmental Planning and Assessment Regulation 2021 (het planning- en milieubeoordelingsbesluit van New South Wales).

Een onvolledige aanvraag kost weken. Vóór indiening kan een AI-medewerker:

• Uw map punt voor punt vergelijken met de documenteisen van het portaal voor het type aanvraag.
• Controleren of het adres, het kavel- en DP-nummer (Deposited Plan, het kadastrale plan) en de projectbeschrijving overeenkomen in de tekeningen, de statement of environmental effects (toelichting op de omgevingseffecten) en de adviesrapporten.
• Bevestigen dat elk rapport de nieuwste versie is en past bij de tekeningrevisie waarnaar het verwijst.
• Alles wat ontbreekt of niet klopt opsommen, zodat uw ruimtelijk adviseur het kan oplossen.

Als het project ook een milieumelding of een aparte exploitatievergunning nodig heeft, zie milieuvergunningen en vergunning- en licentieaanvragen.

Adviesrapporten en versies

Bij een DA kunnen een architect, ruimtelijk adviseur, landmeter, verkeerskundige, waterbeheerspecialist, boomdeskundige, akoestisch adviseur en anderen betrokken zijn. Rapporten komen per e-mail binnen, worden herzien als de tekeningen veranderen, en raken ongemerkt verouderd.

• De AI kan elk rapport opslaan zodra het in Outlook binnenkomt, vastleggen op welke tekeningrevisie het is gebaseerd en een overzicht bijhouden in Excel of een SharePoint List.
• Als de architect een nieuwe tekeningrevisie uitbrengt, somt hij de rapporten op die naar de oude verwijzen, zodat u die adviseurs kunt vragen ze te bevestigen of bij te werken.
• Hij kan het verzoek aan elke adviseur opstellen, dat u goedkeurt voordat het wordt verstuurd.

Beoordeling en informatieverzoeken bijhouden

De gemeentegids van het NSW Department of Planning (het planningsministerie van New South Wales) stelt streefwaarden voor gemeenten: standaardaanvragen „binnen 40 dagen beslist”, versnelde aanvragen „binnen 25 dagen” en „14 dagen om onvolledige aanvragen terug te trekken”. Dit zijn streefwaarden uit een gids die op 4 mei 2023 is bijgewerkt, niet de wettelijke termijn voor een fictieve weigering (deemed refusal), dus behandel ze niet als wettelijke termijnen.

Een AI-medewerker kan per aanvraag een eenvoudige tijdlijn bijhouden: indieningsdatum, elk contact met de gemeente, doorverwijzingen, informatieverzoeken en hun termijnen. Als er een verzoek binnenkomt, legt hij het vast, vindt hij het materiaal dat het beantwoordt, stuurt hij technische vragen door naar de juiste adviseur en stelt hij het begeleidende antwoord op dat de aanvrager goedkeurt.

Vergunningsvoorschriften

Een vergunning kan veel voorschriften bevatten, die in verschillende fasen gelden: vóór een construction certificate (bouwcertificaat), vóór de start van de werkzaamheden, tijdens de bouw, vóór ingebruikname en doorlopend. Als u er één mist, kan dat een certificaat vertragen of tot handhaving leiden.

Herinneringen gaan via Teams naar elke eigenaar. Het bewijs wordt onderdeel van uw bewijsdossier.

Wat bij een mens blijft

• Planologisch oordeel. Waarvoor u aanvraagt en hoe u het onderbouwt, komt van uw ruimtelijk adviseur en ontwerpers.
• Indienen. De aanvrager dient in via het portaal, ondertekent de verklaringen en betaalt de leges. De AI dient niet in.
• Antwoorden aan de gemeente. Elk antwoord wordt door de aanvrager goedgekeurd voordat het wordt verstuurd.
• Naleving van voorschriften bevestigen. Of aan een voorschrift is voldaan, bepalen de verantwoordelijke persoon en, waar vereist, de certificeerder.

Voordat u begint

Vergunningsdossiers bevatten tekeningen, locatiegegevens, persoonsgegevens van buren en medewerkers en soms commercieel gevoelige ontwerpen. Controleer uw eigen verplichtingen voordat u er een AI-tool op loslaat:

• Privacy en locatie van gegevens. The Everything werkt binnen uw eigen Microsoft 365-tenant, maar gebruikt voor de AI-verwerking Microsoft Azure OpenAI en OpenAI, en volgens het privacybeleid kunnen die aanbieders gegevens buiten uw land verwerken. Als een contract, een klant of een toezichthouder beperkt waar uw gegevens naartoe mogen, regel dat dan eerst.
• Archivering. Voor sommige vergunningen, voorschriften en sectoren gelden eigen regels over wat u moet bewaren en hoe lang. De AI helpt u het dossier bij te houden; hij bepaalt niet wat u wettelijk moet bewaren.
• Certificeringen. The Everything claimt geen SOC 2, ISO 27001 of andere certificering. Als uw inkoop- of kwaliteitssysteem zo’n certificering vereist, voldoet het niet aan die eis.
• Gegevens van buren en zienswijzen. Zienswijzen en gegevens van buren kunnen persoonsgegevens bevatten. Behandel ze volgens uw privacyverplichtingen.

Uw gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, en als u opzegt, blijven uw bestanden waar ze altijd al stonden: in uw Microsoft-account.

Veelgestelde vragen