Zgody na inwestycje z perspektywy wnioskodawcy

Kompletność przed złożeniem

W Nowej Południowej Walii w Australii wytyczne NSW Planning Portal stanowią, że wnioski „muszą zostać sprawdzone pod kątem kompletności, zanim będzie można je złożyć”. Samorząd może odrzucić wniosek „w ciągu 14 dni od złożenia” i wyłącznie z przyczyn określonych w sekcji 39 Environmental Planning and Assessment Regulation 2021 (rozporządzenia Nowej Południowej Walii o planowaniu i ocenie środowiskowej).

Niekompletny wniosek kosztuje tygodnie. Przed złożeniem pracownik AI może:

• Porównać folder, punkt po punkcie, z wymogami portalu dotyczącymi dokumentów dla danego rodzaju wniosku.
• Sprawdzić, czy adres, numer działki (lot) i DP (Deposited Plan, zarejestrowany plan geodezyjny) oraz opis przedsięwzięcia są zgodne w rysunkach, oświadczeniu o skutkach środowiskowych (statement of environmental effects) i raportach konsultantów.
• Potwierdzić, że każdy raport jest w najnowszej wersji i odpowiada rewizji rysunków, do której się odnosi.
• Sporządzić listę braków i niespójności do wyjaśnienia przez Państwa planistę.

Jeśli przedsięwzięcie wymaga także zgłoszenia środowiskowego lub odrębnego pozwolenia na prowadzenie działalności, zob. decyzje środowiskowe oraz wnioski o pozwolenia i licencje.

Raporty konsultantów i ich wersje

W DA może uczestniczyć architekt, planista, geodeta, inżynier ruchu, inżynier ds. wód opadowych, arborysta, konsultant akustyczny i inni. Raporty przychodzą pocztą e-mail, są aktualizowane, gdy zmieniają się rysunki, i niepostrzeżenie się dezaktualizują.

• AI może archiwizować każdy raport po jego nadejściu do Outlook, odnotowywać, na której rewizji rysunków się opiera, i prowadzić zestawienie w Excel lub SharePoint List.
• Gdy architekt wyda nową rewizję rysunków, AI wskazuje raporty odwołujące się do poprzedniej, aby można było poprosić tych konsultantów o potwierdzenie lub aktualizację.
• AI może przygotować projekt prośby do każdego konsultanta, który przed wysłaniem zatwierdzają Państwo.

Śledzenie oceny i wezwań do uzupełnienia informacji

Przewodnik Department of Planning stanu Nowa Południowa Walia dla samorządów określa wskaźniki referencyjne: wnioski standardowe „rozpatrywane w ciągu 40 dni”, wnioski w trybie przyspieszonym „w ciągu 25 dni” oraz „14 dni na wycofanie niekompletnych wniosków”. Są to wskaźniki z przewodnika zaktualizowanego 4 maja 2023 r., a nie ustawowy termin, po którym brak decyzji uznaje się za odmowę (deemed refusal), dlatego nie należy traktować ich jako terminów prawnych.

Pracownik AI może prowadzić prostą oś czasu dla każdego wniosku: datę złożenia, każdy kontakt ze strony samorządu, uzgodnienia z innymi organami, wezwania do uzupełnienia informacji i ich terminy. Gdy wpływa wezwanie, AI je rejestruje, odnajduje materiały, które na nie odpowiadają, kieruje pytania techniczne do właściwego konsultanta i przygotowuje projekt odpowiedzi przewodniej do zatwierdzenia przez wnioskodawcę.

Warunki zgody

Zgoda może zawierać wiele warunków uruchamianych na różnych etapach: przed wydaniem świadectwa budowlanego (construction certificate), przed rozpoczęciem prac, w trakcie budowy, przed oddaniem do użytkowania oraz na bieżąco. Pominięcie któregoś z nich może opóźnić wydanie świadectwa lub doprowadzić do działań egzekucyjnych.

Przypomnienia trafiają do każdej osoby odpowiedzialnej w Teams. Dowody stają się częścią Państwa teczki dokumentacji zezwolenia.

Co pozostaje w gestii człowieka

• Ocena planistyczna. O tym, o co wnioskować i jak to uzasadnić, decydują Państwa planista i projektanci.
• Złożenie wniosku. Wnioskodawca składa wniosek przez portal, podpisuje oświadczenia i wnosi opłaty. AI nie składa wniosków.
• Odpowiedzi dla samorządu. Każdą odpowiedź przed wysłaniem zatwierdza wnioskodawca.
• Poświadczanie spełnienia warunków. O tym, czy warunek został spełniony, rozstrzyga osoba odpowiedzialna, a tam, gdzie jest to wymagane, certyfikator.

Zanim Państwo zaczną

Dokumentacja zezwoleń zawiera rysunki, dane terenu, dane osobowe sąsiadów i pracowników, a czasem projekty o wrażliwym znaczeniu handlowym. Zanim skieruje się na nią jakiekolwiek narzędzie AI, warto sprawdzić własne obowiązki:

• Prywatność i lokalizacja danych. The Everything działa w Państwa własnej dzierżawie (tenant) Microsoft 365, ale do przetwarzania AI używa Microsoft Azure OpenAI i OpenAI, a jego polityka prywatności stanowi, że ci dostawcy mogą przetwarzać informacje poza Państwa krajem. Jeśli umowa, klient lub organ nadzoru ogranicza, dokąd mogą trafiać Państwa dane, należy to wyjaśnić w pierwszej kolejności.
• Prowadzenie dokumentacji. Niektóre zezwolenia, warunki i branże mają własne zasady określające, co i jak długo trzeba przechowywać. AI pomaga prowadzić dokumentację, ale nie rozstrzyga, czego przechowywania wymaga prawo.
• Certyfikaty. The Everything nie deklaruje posiadania SOC 2, ISO 27001 ani żadnego innego certyfikatu. Jeśli Państwa procedury zakupowe lub system jakości wymagają takiego certyfikatu, to rozwiązanie nie spełnia tego wymogu.
• Dane sąsiadów i uwagi do wniosku. Uwagi zgłaszane do wniosku i dane sąsiadów mogą zawierać dane osobowe. Należy postępować z nimi zgodnie z obowiązkami w zakresie ochrony prywatności.

Państwa dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI, a w razie rezygnacji pliki pozostają tam, gdzie były zawsze: na Państwa koncie Microsoft.

Najczęstsze pytania