Aprovações de obras e urbanismo, do lado do requerente

Completude antes do protocolo

Em Nova Gales do Sul, na Austrália, a orientação do NSW Planning Portal diz que os pedidos “devem ser revisados quanto à completude antes de poderem ser protocolados”. Uma prefeitura pode rejeitar um pedido “em até 14 dias após o protocolo”, e somente pelos motivos previstos na seção 39 do Environmental Planning and Assessment Regulation 2021 (o regulamento de planejamento e avaliação ambiental de Nova Gales do Sul).

Um pedido incompleto custa semanas. Antes do protocolo, um colaborador de IA pode:

• Comparar sua pasta, item por item, com os requisitos de documentos do portal para o tipo de pedido.
• Verificar se o endereço, o lote e o DP (Deposited Plan, a planta registrada do loteamento) e a descrição do projeto coincidem nas plantas, na declaração de efeitos ambientais e nos relatórios dos consultores.
• Confirmar que cada relatório é a versão mais recente e corresponde à revisão de plantas a que se refere.
• Listar tudo o que estiver faltando ou inconsistente para o seu urbanista resolver.

Se o projeto também precisar de um referral ambiental ou de uma permissão de operação separada, veja aprovações ambientais e pedidos de permissões e licenças.

Relatórios de consultores e versões

Uma DA pode envolver arquiteto, urbanista, agrimensor, engenheiro de tráfego, engenheiro de drenagem pluvial, especialista em arborização, consultor de acústica e outros. Os relatórios chegam por e-mail, são revisados quando as plantas mudam e ficam desatualizados sem que ninguém perceba.

• A IA pode arquivar cada relatório assim que ele chega no Outlook, registrar em qual revisão de plantas ele se baseia e manter um quadro de controle no Excel ou em uma SharePoint List.
• Quando o arquiteto emite uma nova revisão de plantas, ela lista os relatórios que se referem à anterior para que você peça a esses consultores que confirmem ou atualizem.
• Ela pode redigir o pedido a cada consultor para você aprovar antes do envio.

Acompanhamento da análise e dos pedidos de informação

O guia para prefeituras do NSW Department of Planning define referências para as prefeituras: pedidos padrão “decididos em até 40 dias”, pedidos de tramitação rápida “em até 25 dias” e “14 dias para retirar pedidos incompletos”. São referências de um guia atualizado em 4 de maio de 2023, não o prazo legal de indeferimento tácito, portanto não as trate como prazos legais.

Um colaborador de IA pode manter uma linha do tempo simples para cada pedido: data do protocolo, cada contato da prefeitura, consultas a outros órgãos, pedidos de informação e seus prazos. Quando chega um pedido, ele o registra, encontra o material que o responde, encaminha as questões técnicas ao consultor certo e redige a resposta de apresentação para o requerente aprovar.

Condicionantes da aprovação

Uma aprovação pode vir com muitas condicionantes, acionadas em etapas diferentes: antes do certificado de construção, antes do início da obra, durante a construção, antes da ocupação e de forma contínua. Deixar de cumprir uma pode atrasar um certificado ou levar a medidas de fiscalização.

Os lembretes vão para cada responsável no Teams. A evidência passa a fazer parte do seu dossiê de evidências da aprovação.

O que fica com uma pessoa

• Julgamento urbanístico. O que solicitar, e como argumentar, vem do seu urbanista e dos seus projetistas.
• Protocolo. O requerente protocola pelo portal, assina as declarações e paga as taxas. A IA não protocola.
• Respostas à prefeitura. Cada resposta é aprovada pelo requerente antes de ser enviada.
• Atestação das condicionantes. Se uma condicionante foi cumprida é algo que cabe ao responsável e, quando exigido, ao certificador.

Antes de começar

Os processos de aprovação contêm plantas, dados do local, informações pessoais de vizinhos e funcionários e, às vezes, projetos comercialmente sensíveis. Antes de usar qualquer ferramenta de IA com eles, verifique suas próprias obrigações:

• Privacidade e localização dos dados. O The Everything funciona no seu próprio tenant do Microsoft 365, mas o processamento de IA usa o Microsoft Azure OpenAI e a OpenAI, e a política de privacidade dele informa que esses fornecedores podem processar informações fora do seu país. Se um contrato, um cliente ou um órgão regulador restringir para onde seus dados podem ir, resolva isso primeiro.
• Guarda de registros. Algumas aprovações, condicionantes e setores têm regras próprias sobre o que você deve guardar e por quanto tempo. A IA ajuda você a manter o registro; ela não decide o que a lei exige que você guarde.
• Certificações. O The Everything não declara ter SOC 2, ISO 27001 nem qualquer outra certificação. Se o seu processo de compras ou seu sistema de qualidade exigir uma, ele não atende a esse requisito.
• Dados de vizinhos e de manifestações. As manifestações recebidas e os dados de vizinhos podem conter informações pessoais. Trate-os de acordo com suas obrigações de privacidade.

Seus dados não são usados para treinar modelos de IA e, se você cancelar, seus arquivos continuam onde sempre estiveram: na sua conta Microsoft.

Perguntas frequentes