Aprobaciones urbanísticas, desde el lado del solicitante

Una solicitud completa antes de presentarla

En Nueva Gales del Sur (Australia), la guía del NSW Planning Portal indica que las solicitudes «deben revisarse para comprobar que están completas antes de poder presentarse». Un ayuntamiento puede rechazar una solicitud «dentro de los 14 días siguientes a su presentación», y solo por los motivos establecidos en la sección 39 del Environmental Planning and Assessment Regulation 2021 (el reglamento de planificación y evaluación ambiental de Nueva Gales del Sur).

Una solicitud incompleta cuesta semanas. Antes de presentarla, un trabajador de IA puede:

• Comparar su carpeta, elemento por elemento, con los requisitos documentales del portal para ese tipo de solicitud.
• Comprobar que la dirección, el lote y el DP (Deposited Plan, el plano catastral registrado) y la descripción del proyecto coinciden en los planos, la declaración de efectos ambientales y los informes de consultores.
• Confirmar que cada informe es la última versión y corresponde a la revisión de planos a la que se refiere.
• Listar todo lo que falte o sea incoherente para que su urbanista lo resuelva.

Si el proyecto también necesita una remisión ambiental o un permiso de operación aparte, consulte aprobaciones ambientales y solicitudes de permisos y licencias.

Informes de consultores y versiones

Una DA puede involucrar a un arquitecto, un urbanista, un agrimensor, un ingeniero de tráfico, un ingeniero de aguas pluviales, un arborista, un consultor acústico y otros. Los informes llegan por correo electrónico, se revisan cuando cambian los planos y, sin que nadie lo note, quedan desactualizados.

• La IA puede archivar cada informe en cuanto llega a Outlook, registrar en qué revisión de planos se basa y mantener un índice en Excel o en una SharePoint List.
• Cuando el arquitecto emite una nueva revisión de planos, lista los informes que hacen referencia a la anterior para que usted pida a esos consultores que los confirmen o actualicen.
• Puede redactar la solicitud a cada consultor para que usted la apruebe antes de enviarla.

Seguimiento de la evaluación y de los requerimientos de información

La guía para ayuntamientos del NSW Department of Planning fija referencias para los ayuntamientos: solicitudes estándar «resueltas en 40 días», solicitudes por vía rápida «en 25 días» y «14 días para retirar solicitudes incompletas». Son referencias de una guía actualizada el 4 de mayo de 2023, no el plazo legal de denegación presunta, así que no las trate como plazos legales.

Un trabajador de IA puede llevar una cronología sencilla de cada solicitud: fecha de presentación, cada contacto del ayuntamiento, remisiones, requerimientos de información y sus fechas límite. Cuando llega un requerimiento, lo registra, encuentra el material que lo responde, dirige las preguntas técnicas al consultor adecuado y redacta la respuesta de acompañamiento para que el solicitante la apruebe.

Condiciones de la autorización

Una autorización puede venir con muchas condiciones, que se activan en distintas etapas: antes del certificado de construcción, antes del inicio de las obras, durante la construcción, antes de la ocupación y de forma continua. Pasar una por alto puede retrasar un certificado o dar lugar a medidas de ejecución.

Los recordatorios llegan a cada responsable en Teams. La evidencia pasa a formar parte de su expediente de evidencia de la aprobación.

Lo que queda en manos de una persona

• Criterio urbanístico. Qué solicitar y cómo argumentarlo corresponde a su urbanista y a sus proyectistas.
• Presentación. El solicitante presenta a través del portal, firma las declaraciones y paga las tasas. La IA no presenta.
• Respuestas al ayuntamiento. El solicitante aprueba cada respuesta antes de enviarla.
• Certificación de condiciones. Si una condición se ha cumplido lo determina la persona responsable y, cuando se exige, el certificador.

Antes de empezar

Los expedientes de aprobación contienen planos, datos del emplazamiento, información personal de vecinos y empleados y, a veces, diseños comercialmente sensibles. Antes de usar cualquier herramienta de IA con ellos, revise sus propias obligaciones:

• Privacidad y ubicación de los datos. The Everything funciona sobre su propio tenant de Microsoft 365, pero su procesamiento de IA utiliza Microsoft Azure OpenAI y OpenAI, y su política de privacidad indica que esos proveedores pueden procesar información fuera de su país. Si un contrato, un cliente o un regulador restringe adónde pueden ir sus datos, resuélvalo primero.
• Conservación de registros. Algunas aprobaciones, condiciones y sectores tienen sus propias reglas sobre qué debe conservarse y durante cuánto tiempo. La IA le ayuda a mantener el registro; no decide qué le exige conservar la ley.
• Certificaciones. The Everything no declara contar con SOC 2, ISO 27001 ni ninguna otra certificación. Si su sistema de compras o de calidad exige una, no cumple ese requisito.
• Datos de vecinos y de alegaciones. Las alegaciones y los datos de los vecinos pueden contener información personal. Trátelos conforme a sus obligaciones de privacidad.

Sus datos no se utilizan para entrenar modelos de IA y, si cancela, sus archivos siguen donde siempre estuvieron: en su cuenta de Microsoft.

Preguntas frecuentes