Byggetilladelser set fra ansøgerens side

Fuldstændighed før indsendelse

I New South Wales i Australien siger vejledningen på NSW Planning Portal, at ansøgninger »skal gennemgås for fuldstændighed, før de kan indsendes«. En kommune kan afvise en ansøgning »inden for 14 dage efter indsendelse«, og kun af de grunde, der er fastsat i section 39 i Environmental Planning and Assessment Regulation 2021.

En ufuldstændig ansøgning koster uger. Før indsendelse kan en AI-medarbejder:

• Sammenholde din mappe med portalens dokumentkrav for den pågældende ansøgningstype, punkt for punkt.
• Kontrollere, at adressen, matrikelbetegnelsen (lot og DP) og projektbeskrivelsen stemmer overens på tværs af tegningerne, redegørelsen for miljøpåvirkninger (statement of environmental effects) og rådgiverrapporterne.
• Bekræfte, at hver rapport er den seneste version og passer til den tegningsrevision, den henviser til.
• Liste alt, der mangler eller ikke stemmer overens, så din planlægger kan løse det.

Hvis projektet også kræver en miljøanmeldelse eller en separat driftstilladelse, se miljøgodkendelser og ansøgninger om tilladelser og licenser.

Rådgiverrapporter og versioner

En ansøgning om byggetilladelse kan involvere en arkitekt, en planlægger, en landinspektør, en trafikingeniør, en ingeniør for regnvandshåndtering, en arborist, en akustikrådgiver og flere andre. Rapporterne kommer pr. e-mail, revideres, når tegningerne ændres, og bliver stille og roligt forældede.

• AI'en kan arkivere hver rapport, når den kommer ind i Outlook, notere hvilken tegningsrevision den bygger på, og føre en oversigt i Excel eller en SharePoint List.
• Når arkitekten udsender en ny tegningsrevision, lister den de rapporter, der henviser til den gamle, så du kan bede de rådgivere om at bekræfte eller opdatere.
• Den kan skrive udkast til anmodningen til hver rådgiver, som du godkender, før den sendes.

Opfølgning på sagsbehandling og anmodninger om oplysninger

NSW-planlægningsministeriets vejledning til kommunerne fastsætter pejlemærker for kommunerne: standardansøgninger »afgjort inden for 40 dage«, hurtigsporsansøgninger »inden for 25 dage« og »14 dage til at afvise ufuldstændige ansøgninger«. Det er pejlemærker fra en vejledning opdateret den 4. maj 2023, ikke den lovbestemte frist for stiltiende afslag, så behandl dem ikke som juridiske frister.

En AI-medarbejder kan føre en enkel tidslinje for hver ansøgning: indsendelsesdato, hver henvendelse fra kommunen, høringer af andre myndigheder, anmodninger om oplysninger og deres frister. Når en anmodning kommer, registrerer den den, finder det materiale, der besvarer den, sender tekniske spørgsmål videre til den rette rådgiver og skriver et udkast til det ledsagende svar, som ansøgeren godkender.

Vilkår i tilladelsen

En tilladelse kan komme med mange vilkår, der udløses på forskellige tidspunkter: før en construction certificate (byggeattest), før arbejdet går i gang, under byggeriet, før ibrugtagning og løbende. Overses ét, kan det forsinke en attest eller føre til håndhævelse.

Påmindelser går til hver ansvarlig i Teams. Dokumentationen bliver en del af jeres dokumentationsmappe for godkendelsen.

Hvad der forbliver hos et menneske

• Planfaglig vurdering. Hvad der skal søges om, og hvordan det skal begrundes, kommer fra jeres planlægger og projekterende.
• Indsendelse. Ansøgeren indsender via portalen, underskriver erklæringerne og betaler gebyrerne. AI'en indsender ikke.
• Svar til kommunen. Hvert svar godkendes af ansøgeren, før det sendes.
• Attestering af vilkår. Om et vilkår er opfyldt, afgør den ansvarlige person og, hvor det kræves, den certificerende instans.

Før du går i gang

Godkendelsessager indeholder tegninger, oplysninger om grunden, personoplysninger om naboer og medarbejdere og nogle gange forretningsmæssigt følsomme designs. Før du sætter et AI-værktøj til at arbejde med dem, så tjek dine egne forpligtelser:

• Databeskyttelse og dataplacering. The Everything kører i jeres eget Microsoft 365-miljø, men AI-behandlingen bruger Microsoft Azure OpenAI og OpenAI, og ifølge privatlivspolitikken kan disse udbydere behandle oplysninger uden for dit land. Hvis en kontrakt, en kunde eller en myndighed begrænser, hvor jeres data må befinde sig, så afklar det først.
• Opbevaring af dokumentation. Nogle godkendelser, vilkår og brancher har deres egne regler for, hvad du skal opbevare, og hvor længe. AI'en hjælper dig med at føre sagen; den afgør ikke, hvad loven kræver, at du opbevarer.
• Certificeringer. The Everything gør ikke krav på SOC 2, ISO 27001 eller nogen anden certificering. Hvis jeres indkøbs- eller kvalitetssystem kræver en sådan, opfylder den ikke det krav.
• Oplysninger om naboer og høringssvar. Høringssvar og oplysninger om naboer kan indeholde personoplysninger. Håndter dem efter jeres forpligtelser om databeskyttelse.

Jeres data bruges ikke til at træne AI-modeller, og hvis I opsiger, bliver jeres filer, hvor de altid har været: på jeres Microsoft-konto.

Spørgsmål, folk stiller