Dokumentationsmapper for godkendelser

Hvad hører til i en dokumentationsmappe

En enkel struktur i SharePoint

En enkel mappestruktur fungerer bedre end en kompliceret. For hver godkendelse:

• 01 Indsendt: filerne som indsendt, aldrig redigeret efter indsendelsen.
• 02 Korrespondance: anmodninger og svar, navngivet efter dato.
• 03 Afgørelse: godkendelsen som udstedt.
• 04 Vilkår: registret og dokumentationen, én undermappe pr. vilkår.
• 05 Arbejdsmappe: udkast, holdt adskilt fra det, der faktisk blev sendt.
• Indeks: et Excel-ark eller en SharePoint List over hvert element med dato, forfatter, version og status.

En AI-medarbejder kan oprette strukturen, arkivere e-mails og vedhæftede filer i den, efterhånden som de kommer, og holde indekset opdateret. Den kan også gennemgå mappen og rapportere mangler, for eksempel en anmodning om oplysninger uden et arkiveret svar eller et vilkår, der er markeret som opfyldt uden dokumentation.

Versioner, datoer og hvem der gjorde hvad

Den hyppigste fejl i dokumentationen for en godkendelse er, at man ikke ved, hvilken version der faktisk blev sendt. Tre vaner løser det meste:

1. Frys det, der blev sendt. Kopiér den indsendte eller sendte version til mappen for indsendt materiale eller korrespondance, og rediger den ikke igen. Udkast bliver i arbejdsmappen.
2. Tilføj, overskriv ikke. Når noget ændres, så tilføj en ny version og en ny indekspost. I FDA-regulerede sammenhænge i USA udtrykker 21 CFR Part 11 §11.10(e) det sådan: »ændringer i registreringer må ikke tilsløre tidligere registrerede oplysninger«. Det er en god regel, også hvor Part 11 ikke gælder.
3. Registrér personer, ikke kun datoer. Indekset registrerer, hvem der udarbejdede, godkendte og sendte hvert element.

SharePoints egen versionshistorik hjælper, men den registrerer redigeringer, ikke beslutninger. Indekset registrerer beslutningerne. Hver vejledning om godkendelser på dette websted ender med denne mappe: tilladelser og licenser, miljøgodkendelser og byggetilladelser.

Hvad der forbliver hos et menneske

• Hvad dokumentationen skal indeholde, og hvor længe. Det afhænger af jeres godkendelser, branche og jurisdiktion.
• Godkendelse af mappen. En ansvarlig person bekræfter, at mappen er fuldstændig, før et projekt afsluttes, eller før en audit.
• Attestering af overholdelse. Dokumentation for, at et vilkår er opfyldt, bekræftes af den person, der er ansvarlig for det.
• Udlevering af mappen. Det er jer, der beslutter, hvad en revisor, en køber eller en myndighed skal have.

Før du går i gang

Godkendelsessager indeholder tegninger, oplysninger om grunden, personoplysninger om naboer og medarbejdere og nogle gange forretningsmæssigt følsomme designs. Før du sætter et AI-værktøj til at arbejde med dem, så tjek dine egne forpligtelser:

• Databeskyttelse og dataplacering. The Everything kører i jeres eget Microsoft 365-miljø, men AI-behandlingen bruger Microsoft Azure OpenAI og OpenAI, og ifølge privatlivspolitikken kan disse udbydere behandle oplysninger uden for dit land. Hvis en kontrakt, en kunde eller en myndighed begrænser, hvor jeres data må befinde sig, så afklar det først.
• Opbevaring af dokumentation. Nogle godkendelser, vilkår og brancher har deres egne regler for, hvad du skal opbevare, og hvor længe. AI'en hjælper dig med at føre sagen; den afgør ikke, hvad loven kræver, at du opbevarer.
• Certificeringer. The Everything gør ikke krav på SOC 2, ISO 27001 eller nogen anden certificering. Hvis jeres indkøbs- eller kvalitetssystem kræver en sådan, opfylder den ikke det krav.
• Opbevaringsperiode. Tjek, om jeres branche eller godkendelse fastsætter en opbevaringsperiode, før du arkiverer eller sletter noget.

Jeres data bruges ikke til at træne AI-modeller, og hvis I opsiger, bliver jeres filer, hvor de altid har været: på jeres Microsoft-konto.

Spørgsmål, folk stiller