Dossiês de evidências de aprovações

O que entra em um dossiê de evidências

Uma estrutura simples no SharePoint

Uma estrutura de pastas simples funciona melhor que uma elaborada. Para cada aprovação:

• 01 Enviado: os arquivos como foram protocolados, nunca editados depois do protocolo.
• 02 Correspondência: pedidos e respostas, nomeados por data.
• 03 Decisão: a aprovação como foi emitida.
• 04 Condicionantes: o registro e as evidências, uma subpasta por condicionante.
• 05 Trabalho: rascunhos, mantidos separados do que foi de fato enviado.
• Índice: uma planilha do Excel ou uma SharePoint List com cada item, com data, autor, versão e status.

Um colaborador de IA pode criar a estrutura, arquivar nela e-mails e anexos à medida que chegam e manter o índice atualizado. Ele também pode conferir o dossiê e apontar lacunas, como um pedido de informação sem resposta arquivada ou uma condicionante marcada como concluída sem evidência.

Versões, datas e quem fez o quê

A falha mais comum em um registro de aprovação é não saber qual versão foi de fato enviada. Três hábitos resolvem a maior parte disso:

1. Congele o que foi enviado. Copie a versão protocolada ou enviada para a pasta “Enviado” ou “Correspondência” e não a edite mais. Os rascunhos ficam na pasta de trabalho.
2. Acrescente, não sobrescreva. Quando algo mudar, adicione uma nova versão e uma nova entrada no índice. Em ambientes regulados pela FDA nos EUA, o 21 CFR Part 11 §11.10(e) diz assim: “alterações nos registros não devem ocultar informações registradas anteriormente”. É uma boa regra mesmo onde o Part 11 não se aplica.
3. Registre pessoas, não só datas. O índice registra quem preparou, aprovou e enviou cada item.

O histórico de versões do SharePoint ajuda, mas registra edições, não decisões. O índice registra as decisões. Cada guia de aprovação deste site termina com este dossiê: permissões e licenças, aprovações ambientais e aprovações de obras e urbanismo.

O que fica com uma pessoa

• O que o registro deve conter, e por quanto tempo. Isso depende das suas aprovações, do seu setor e da sua jurisdição.
• Validação. Um responsável confirma que o dossiê está completo antes do encerramento de um projeto ou de uma auditoria.
• Atestar o cumprimento. A evidência de que uma condicionante foi cumprida é confirmada pela pessoa responsável por ela.
• Liberar o dossiê. Decidir o que entregar a um auditor, comprador ou órgão regulador continua com você.

Antes de começar

Os processos de aprovação contêm plantas, dados do local, informações pessoais de vizinhos e funcionários e, às vezes, projetos comercialmente sensíveis. Antes de usar qualquer ferramenta de IA com eles, verifique suas próprias obrigações:

• Privacidade e localização dos dados. O The Everything funciona no seu próprio tenant do Microsoft 365, mas o processamento de IA usa o Microsoft Azure OpenAI e a OpenAI, e a política de privacidade dele informa que esses fornecedores podem processar informações fora do seu país. Se um contrato, um cliente ou um órgão regulador restringir para onde seus dados podem ir, resolva isso primeiro.
• Guarda de registros. Algumas aprovações, condicionantes e setores têm regras próprias sobre o que você deve guardar e por quanto tempo. A IA ajuda você a manter o registro; ela não decide o que a lei exige que você guarde.
• Certificações. O The Everything não declara ter SOC 2, ISO 27001 nem qualquer outra certificação. Se o seu processo de compras ou seu sistema de qualidade exigir uma, ele não atende a esse requisito.
• Prazo de guarda. Verifique se o seu setor ou a sua aprovação define um prazo de guarda antes de arquivar ou excluir qualquer coisa.

Seus dados não são usados para treinar modelos de IA e, se você cancelar, seus arquivos continuam onde sempre estiveram: na sua conta Microsoft.

Perguntas frequentes