Lupien näyttöaineistot
Tarkistettu viimeksi 2026-11-13
Kun auditoija, viranomainen, ostaja tai uusi projektipäällikkö kysyy, miten lupa saatiin, vastauksen pitäisi löytyä minuuteissa, ei viikon postilaatikoiden penkomisen jälkeen.
Mitä näyttöaineistoon kuuluu
Toimitettuna
Täsmälleen ne tiedostot, jotka jätettiin, lomakkeen tai portaalin yhteenveto, jättämiskuitti ja viitenumero sekä maksukuitti.
Kuka ja milloin
Kuka valmisteli, tarkasti, allekirjoitti ja jätti hakemuksen, ja kunkin vaiheen päivämäärä.
Kirjeenvaihto
Jokainen lisäselvityspyyntö, vastauksesi lähetetyssä muodossa ja mahdolliset muistiinpanot tapaamisista viranomaisen kanssa.
Päätös
Lupa tai lisenssi myönnetyssä muodossa ehtoineen ja voimassaoloaikoineen.
Lupaehdot
Lupaehtorekisteri ja näyttö kunkin ehdon täyttämisestä sekä tieto siitä, kuka sen vahvisti.
Muutokset
Lupaan vaikuttaneet muutoshakemukset ja sisäiset muutosten hyväksynnät.
Yksinkertainen rakenne SharePointissa
Selkeä kansiorakenne toimii paremmin kuin monimutkainen. Kullekin luvalle:
- 01 Toimitetut: tiedostot jätetyssä muodossa, joita ei muokata jättämisen jälkeen.
- 02 Kirjeenvaihto: pyynnöt ja vastaukset päivämäärän mukaan nimettyinä.
- 03 Päätös: lupa myönnetyssä muodossa.
- 04 Lupaehdot: rekisteri ja näyttö, yksi alikansio ehtoa kohden.
- 05 Työversiot: luonnokset, erillään siitä, mitä todella lähetettiin.
- Hakemisto: Excel-taulukko tai SharePoint-luettelo jokaisesta kohdasta päivämäärineen, laatijoineen, versioineen ja tiloineen.
Tekoälytyöntekijä voi luoda rakenteen, arkistoida siihen sähköpostit ja liitteet niiden saapuessa ja pitää hakemiston ajan tasalla. Se voi myös tarkistaa aineiston ja raportoida puutteet, kuten lisäselvityspyynnön, johon ei ole arkistoitu vastausta, tai valmiiksi merkityn lupaehdon ilman näyttöä.
Versiot, päivämäärät ja kuka teki mitä
Lupakirjausten yleisin puute on se, ettei tiedetä, mikä versio todella lähetettiin. Kolme tapaa korjaa suurimman osan:
- Jäädytä lähetetty. Kopioi jätetty tai lähetetty versio toimitettujen tai kirjeenvaihdon kansioon äläkä muokkaa sitä enää. Luonnokset pysyvät työversioiden kansiossa.
- Lisää, älä korvaa. Kun jokin muuttuu, lisää uusi versio ja uusi hakemistomerkintä. Yhdysvaltain FDA:n valvomissa ympäristöissä 21 CFR Part 11 §11.10(e) sanoo sen näin: ”tietueiden muutokset eivät saa peittää aiemmin kirjattuja tietoja”. Se on hyvä sääntö myös siellä, missä Part 11 ei ole voimassa.
- Kirjaa ihmiset, ei vain päivämääriä. Hakemistoon kirjataan, kuka valmisteli, hyväksyi ja lähetti kunkin kohdan.
SharePointin oma versiohistoria auttaa, mutta se kirjaa muokkauksia, ei päätöksiä. Hakemisto kirjaa päätökset. Jokainen tämän sivuston lupaopas päättyy tähän aineistoon: luvat ja lisenssit, ympäristöluvat ja rakentamisluvat.
Mikä jää ihmiselle
- Mitä kirjauksen on sisällettävä ja kuinka kauan. Tämä riippuu luvistasi, toimialastasi ja lainkäyttöalueestasi.
- Kuittaaminen. Vastuuhenkilö vahvistaa aineiston täydelliseksi ennen hankkeen päättämistä tai auditointia.
- Vaatimustenmukaisuuden vahvistaminen. Näytön lupaehdon täyttämisestä vahvistaa ehdosta vastaava henkilö.
- Aineiston luovuttaminen. Päätös siitä, mitä annetaan auditoijalle, ostajalle tai viranomaiselle, jää sinulle.
Ennen kuin aloitat
Lupa-asiakirjoissa on piirustuksia, kohdetietoja, naapureiden ja työntekijöiden henkilötietoja ja joskus liikesalaisuuksiksi luettavia suunnitelmia. Ennen kuin annat minkään tekoälytyökalun käsitellä niitä, tarkista omat velvoitteesi:
- Tietosuoja ja tietojen sijainti. The Everything toimii omassa Microsoft 365 -vuokralaisympäristössäsi, mutta sen tekoälykäsittely käyttää Microsoft Azure OpenAI- ja OpenAI-palveluja, ja sen tietosuojaselosteen mukaan nämä palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja oman maasi ulkopuolella. Jos sopimus, asiakas tai viranomainen rajoittaa sitä, minne tietosi saavat siirtyä, selvitä asia ensin.
- Asiakirjojen säilytys. Joillakin luvilla, lupaehdoilla ja toimialoilla on omat sääntönsä siitä, mitä on säilytettävä ja kuinka kauan. Tekoäly auttaa pitämään asiakirjat järjestyksessä; se ei päätä, mitä laki velvoittaa säilyttämään.
- Sertifioinnit. The Everything ei väitä täyttävänsä SOC 2- tai ISO 27001 -vaatimuksia eikä mitään muutakaan sertifiointia. Jos hankintasi tai laatujärjestelmäsi edellyttää sellaista, se ei täytä tätä vaatimusta.
- Säilytysajat. Tarkista, määrääkö toimialasi tai lupasi säilytysajan, ennen kuin arkistoit tai poistat mitään.
Tietojasi ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen, ja jos lopetat palvelun, tiedostosi pysyvät siellä missä ne ovat aina olleet: Microsoft-tililläsi.
Usein kysyttyä
Riittääkö SharePointin versiohistoria?
Se kirjaa tiedostojen muokkaukset, mikä auttaa. Se ei näytä, mikä versio jätettiin, kuka sen hyväksyi tai miksi. Pidä sen rinnalla hakemistoa.
Voiko tekoäly arkistoida sähköpostit aineistoon automaattisesti?
Se voi arkistoida kirjeenvaihdon, jonka se löytää postilaatikoista, joihin sillä on pääsy, ja päivittää hakemiston. Tarkista hakemisto säännöllisesti, erityisesti muuta kautta kuin sähköpostilla saapuneiden kohtien osalta.
Kuinka kauan lupakirjaukset pitää säilyttää?
Se riippuu luvistasi, toimialastasi ja lainkäyttöalueestasi. Tarkista velvoitteesi; tekoäly ei päätä säilytysajoista.
Missä näyttöaineisto säilytetään?
Omassa Microsoft 365 -ympäristössäsi, yleensä SharePointissa. Jos lopetat The Everythingin käytön, tiedostosi pysyvät Microsoft-tililläsi.
Kokeile tekoälytyöntekijää seuraavassa hakemuksessasi
The Everything toimii Microsoft 365 -ympäristössäsi ja Teamsissa. Se kokoaa, tarkistaa ja luonnostelee; sinä hyväksyt, allekirjoitat ja jätät hakemuksen. Hinta on 400 AUD kuukaudessa yritystä kohden, lisäksi GST (Australian arvonlisävero). Mukana 14 päivän maksuton kokeilu, eikä luottokorttia tarvita.
Katso, miten The Everything toimii