승인 증빙 자료집

증빙 자료집에 들어가는 것

SharePoint의 간단한 구조

복잡한 폴더 구조보다 단순한 구조가 더 잘 작동합니다. 승인 건마다 다음과 같이 구성합니다.

• 01 제출본: 제출한 그대로의 파일이며, 제출 후에는 절대 수정하지 않습니다.
• 02 서신: 날짜별로 이름을 붙인 요청과 답변.
• 03 결정: 발급된 승인서.
• 04 조건: 관리 대장과 증빙, 조건마다 하위 폴더 하나.
• 05 작업: 실제로 보낸 것과 분리해 둔 초안.
• 색인: 모든 항목을 날짜, 작성자, 버전, 상태와 함께 기록한 Excel 시트 또는 SharePoint 목록.

AI 직원은 이 구조를 만들고, 도착하는 이메일과 첨부 파일을 그 안에 정리하며, 색인을 최신으로 유지할 수 있습니다. 또한 자료집을 점검해 답변이 보관되지 않은 정보 요청이나 증빙 없이 완료로 표시된 조건 같은 누락을 보고할 수 있습니다.

버전, 날짜, 누가 무엇을 했는지

승인 기록에서 가장 흔한 실패는 실제로 어느 버전을 보냈는지 모르는 것입니다. 세 가지 습관으로 대부분 해결됩니다.

1. 보낸 것은 고정합니다. 제출하거나 보낸 버전을 제출본 또는 서신 폴더에 복사하고 다시는 수정하지 않습니다. 초안은 작업 폴더에 둡니다.
2. 덮어쓰지 말고 추가합니다. 무언가 바뀌면 새 버전과 새 색인 항목을 추가합니다. 미국 FDA 규제 환경에서 21 CFR Part 11 §11.10(e)는 이를 "기록의 변경은 이전에 기록된 정보를 가려서는 안 된다"고 표현합니다. Part 11이 적용되지 않는 곳에서도 좋은 원칙입니다.
3. 날짜만이 아니라 사람도 기록합니다. 색인에는 각 항목을 누가 준비하고 승인하고 보냈는지 기록합니다.

SharePoint 자체의 버전 기록도 도움이 되지만, 그것은 결정이 아니라 편집을 기록합니다. 결정은 색인이 기록합니다. 이 사이트의 각 승인 안내서는 이 자료집으로 마무리됩니다. 허가 및 면허, 환경 승인, 개발 승인을 참고하십시오.

사람에게 남는 일

• 기록에 담을 내용과 보관 기간. 이는 귀사의 승인, 업종, 관할 지역에 따라 다릅니다.
• 최종 확인. 프로젝트 종료나 감사 전에 책임자가 자료집이 완전한지 확인합니다.
• 이행 확인. 조건이 충족되었다는 증빙은 해당 조건의 책임자가 확인합니다.
• 자료집 제공. 감사인, 인수자, 규제 기관에 무엇을 제공할지는 귀사가 결정합니다.

시작하기 전에

승인 서류에는 도면, 현장 정보, 이웃과 직원의 개인정보, 때로는 영업상 민감한 설계가 담겨 있습니다. 어떤 AI 도구에든 이를 맡기기 전에 귀사의 의무를 확인하십시오.

• 개인정보 보호와 데이터 위치. The Everything은 귀사의 Microsoft 365 테넌트에서 작동하지만, AI 처리에는 Microsoft Azure OpenAI와 OpenAI를 사용하며, 개인정보 처리방침에 따르면 이 제공업체들은 귀사 국가 밖에서 정보를 처리할 수 있습니다. 계약, 고객 또는 규제 기관이 데이터의 이동 범위를 제한한다면 이 문제부터 해결하십시오.
• 기록 보관. 일부 승인, 승인 조건, 업종에는 무엇을 얼마 동안 보관해야 하는지에 관한 별도 규정이 있습니다. AI는 기록 관리를 돕지만, 법이 무엇을 보관하도록 요구하는지는 판단하지 않습니다.
• 인증. The Everything은 SOC 2, ISO 27001 또는 그 밖의 어떤 인증도 보유하고 있다고 주장하지 않습니다. 귀사의 조달 또는 품질 체계가 이러한 인증을 요구한다면 그 요건에는 맞지 않습니다.
• 보존 기간. 무엇이든 보관 처리하거나 삭제하기 전에 귀사의 업종이나 승인에 보존 기간이 정해져 있는지 확인하십시오.

귀사의 데이터는 AI 모델 학습에 사용되지 않으며, 해지하더라도 파일은 원래 있던 곳, 즉 귀사의 Microsoft 계정에 그대로 남습니다.

자주 묻는 질문