ملفات أدلة الموافقات

ما الذي يتضمنه ملف الأدلة

هيكل بسيط في SharePoint

هيكل المجلدات البسيط أفضل من الهيكل المعقّد. لكل موافقة:

• 01 المقدَّم: الملفات كما قُدِّمت، ولا تُعدَّل أبدًا بعد التقديم.
• 02 المراسلات: الطلبات والردود، مسمّاة بحسب التاريخ.
• 03 القرار: الموافقة كما صدرت.
• 04 الشروط: السجل والأدلة، مع مجلد فرعي لكل شرط.
• 05 العمل الجاري: المسودات، محفوظة بمعزل عمّا أُرسل فعلًا.
• الفهرس: ورقة Excel أو قائمة SharePoint تضم كل بند، مع التاريخ والمُعِدّ والنسخة والحالة.

يستطيع موظف الذكاء الاصطناعي إنشاء الهيكل، وحفظ رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات فيه فور وصولها، وإبقاء الفهرس محدَّثًا. ويمكنه أيضًا فحص الملف والإبلاغ عن النواقص، مثل طلب معلومات لا يوجد له رد محفوظ، أو شرط موسوم بأنه مكتمل دون دليل.

النسخ والتواريخ ومن فعل ماذا

أكثر أوجه القصور شيوعًا في سجل الموافقة هو عدم معرفة النسخة التي أُرسلت فعلًا. وتعالج ثلاث عادات معظم ذلك:

1. جمّد ما أُرسل. انسخ النسخة المقدَّمة أو المرسلة إلى مجلد المقدَّم أو المراسلات ولا تعدّلها مرة أخرى. وتبقى المسودات في مجلد العمل الجاري.
2. أضِف ولا تكتب فوق الموجود. حين يتغير شيء، أضف نسخة جديدة وإدخالًا جديدًا في الفهرس. وفي البيئات الخاضعة لتنظيم FDA الأمريكية، تعبّر 21 CFR Part 11 §11.10(e) (اللائحة الفيدرالية الأمريكية للسجلات والتوقيعات الإلكترونية) عن ذلك بقولها: «تغييرات السجلات لا يجوز أن تحجب المعلومات المسجلة سابقًا». وهي قاعدة جيدة حتى حيث لا ينطبق Part 11.
3. سجّل الأشخاص، لا التواريخ فقط. يسجّل الفهرس من أعدّ كل بند ومن اعتمده ومن أرسله.

يساعد سجل النسخ المدمج في SharePoint، لكنه يسجّل التعديلات لا القرارات. أما الفهرس فيسجّل القرارات. وينتهي كل دليل موافقات في هذا الموقع بهذا الملف: التصاريح والتراخيص، والموافقات البيئية، وموافقات التطوير.

ما يبقى من مسؤولية الإنسان

• ما يجب أن يتضمنه السجل، ومدة الاحتفاظ به. يعتمد ذلك على موافقاتك وقطاعك ونطاقك القضائي.
• الاعتماد النهائي. يؤكد شخص مسؤول اكتمال الملف قبل إغلاق المشروع أو قبل التدقيق.
• المصادقة على الامتثال. يؤكد الشخص المسؤول عن الشرط الدليلَ على الوفاء به.
• الإفراج عن الملف. يبقى قرار ما يُسلَّم إلى المدقق أو المشتري أو الجهة التنظيمية بيدك.

قبل أن تبدأ

تحتوي ملفات الموافقات على مخططات وتفاصيل عن المواقع ومعلومات شخصية عن الجيران والموظفين، وأحيانًا تصاميم حساسة تجاريًا. قبل أن توجّه أي أداة ذكاء اصطناعي إليها، تحقّق من التزاماتك:

• الخصوصية وموقع البيانات. يعمل The Everything على مستأجر Microsoft 365 الخاص بك، لكن معالجته بالذكاء الاصطناعي تستخدم Microsoft Azure OpenAI وOpenAI، وتنص سياسة الخصوصية الخاصة به على أن هذين المزوّدين قد يعالجان المعلومات خارج بلدك. إذا كان عقد أو عميل أو جهة تنظيمية يقيّد المكان الذي تذهب إليه بياناتك، فاحسم ذلك أولًا.
• حفظ السجلات. لبعض الموافقات والشروط والقطاعات قواعدها الخاصة بشأن ما يجب عليك الاحتفاظ به وطول مدة الاحتفاظ به. يساعدك الذكاء الاصطناعي على حفظ السجل، لكنه لا يقرر ما يُلزمك القانون بالاحتفاظ به.
• الشهادات. لا يدّعي The Everything حصوله على SOC 2 أو ISO 27001 أو أي شهادة أخرى. إذا كان نظام المشتريات أو نظام الجودة لديك يشترط إحداها، فهو لا يلبّي هذا المتطلب.
• مدة الاحتفاظ. تحقّق مما إذا كان قطاعك أو موافقتك يحدد مدة احتفاظ قبل أن تؤرشف أي شيء أو تحذفه.

لا تُستخدم بياناتك لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي، وإذا ألغيت الاشتراك تبقى ملفاتك حيث كانت دائمًا: في حسابك على Microsoft.

أسئلة شائعة