Dokumentasjonsmapper for godkjenninger

Hva en dokumentasjonsmappe inneholder

En enkel struktur i SharePoint

En enkel mappestruktur fungerer bedre enn en avansert. For hver godkjenning:

• 01 Innsendt: filene slik de ble sendt inn, aldri redigert etter innsending.
• 02 Korrespondanse: anmodninger og svar, navngitt etter dato.
• 03 Beslutning: godkjenningen slik den ble utstedt.
• 04 Vilkår: registeret og dokumentasjonen, én undermappe per vilkår.
• 05 Arbeidsdokumenter: utkast, holdt atskilt fra det som faktisk ble sendt.
• Oversikt: et Excel-ark eller en SharePoint List over alle dokumenter, med dato, forfatter, versjon og status.

En KI-medarbeider kan opprette strukturen, arkivere e-poster og vedlegg i den etter hvert som de kommer, og holde oversikten oppdatert. Den kan også kontrollere mappen og rapportere mangler, for eksempel en anmodning om tilleggsopplysninger uten arkivert svar, eller et vilkår som er markert som fullført uten dokumentasjon.

Versjoner, datoer og hvem som gjorde hva

Den vanligste svakheten i dokumentasjonen av en godkjenning er at man ikke vet hvilken versjon som faktisk ble sendt. Tre vaner løser det meste:

1. Frys det som ble sendt. Kopier versjonen som ble sendt inn eller sendt ut, til mappen for innsendte dokumenter eller korrespondanse, og ikke rediger den igjen. Utkast blir liggende i arbeidsmappen.
2. Legg til, ikke overskriv. Når noe endres, legger du til en ny versjon og en ny oppføring i oversikten. I FDA-regulerte miljøer i USA formulerer 21 CFR Part 11 (amerikanske føderale regler for elektroniske registre og signaturer) §11.10(e) det slik: «endringer i registre skal ikke skjule tidligere registrert informasjon». Det er en god regel også der Part 11 ikke gjelder.
3. Registrer personer, ikke bare datoer. Oversikten viser hvem som utarbeidet, godkjente og sendte hvert dokument.

SharePoints egen versjonshistorikk hjelper, men den registrerer redigeringer, ikke beslutninger. Det er oversikten som registrerer beslutningene. Hver veiledning om godkjenninger på dette nettstedet ender med denne mappen: tillatelser og lisenser, miljøgodkjenninger og utbyggingstillatelser.

Hva som blir liggende hos et menneske

• Hva dokumentasjonen må inneholde, og hvor lenge den skal oppbevares. Dette avhenger av godkjenningene, bransjen og jurisdiksjonen din.
• Godkjenning av mappen. En ansvarlig person bekrefter at mappen er fullstendig før et prosjekt avsluttes eller en revisjon gjennomføres.
• Bekreftelse av etterlevelse. Dokumentasjon på at et vilkår er oppfylt, bekreftes av den som er ansvarlig for vilkåret.
• Utlevering av mappen. Det er du som bestemmer hva som gis til en revisor, en kjøper eller en tilsynsmyndighet.

Før du begynner

Godkjenningsmapper inneholder tegninger, opplysninger om eiendommen, personopplysninger om naboer og ansatte og noen ganger forretningssensitive løsninger. Før du tar i bruk et KI-verktøy på dem, bør du kontrollere dine egne forpliktelser:

• Personvern og datalagring. The Everything kjører mot din egen Microsoft 365-tenant, men KI-behandlingen bruker Microsoft Azure OpenAI og OpenAI, og ifølge personvernerklæringen kan disse leverandørene behandle informasjon utenfor ditt land. Hvis en kontrakt, en kunde eller en tilsynsmyndighet begrenser hvor dataene dine kan behandles, må du avklare det først.
• Arkivering. Noen godkjenninger, vilkår og bransjer har egne regler for hva du må oppbevare og hvor lenge. KI-en hjelper deg med å holde dokumentasjonen i orden; den avgjør ikke hva loven krever at du oppbevarer.
• Sertifiseringer. The Everything gjør ikke krav på SOC 2, ISO 27001 eller noen annen sertifisering. Hvis innkjøps- eller kvalitetssystemet ditt krever en slik sertifisering, oppfyller den ikke det kravet.
• Oppbevaringstid. Undersøk om bransjen din eller godkjenningen fastsetter en oppbevaringstid før du arkiverer eller sletter noe.

Dataene dine brukes ikke til å trene KI-modeller, og hvis du sier opp, blir filene dine liggende der de alltid har vært: i Microsoft-kontoen din.

Spørsmål folk stiller