承認エビデンスパック

エビデンスパックに含めるもの

SharePoint でのシンプルな構成

凝った構成より、単純なフォルダー構成のほうがうまくいきます。承認ごとに次のようにします。

• 01 提出済み：提出したとおりのファイル。提出後は一切編集しません。
• 02 やり取り：要求と回答。日付で名前を付けます。
• 03 決定：発行されたとおりの承認。
• 04 条件：管理台帳と証拠。条件ごとにサブフォルダーを一つ作ります。
• 05 作業中：下書き。実際に送ったものとは分けて保管します。
• 索引：すべての項目を、日付、作成者、版、状態とともに記録した Excel シートまたは SharePoint リスト。

AI ワーカーはこの構成を作成し、届いたメールや添付ファイルをその都度ファイリングし、索引を最新に保てます。パックを確認して、回答が保存されていない追加情報要求や、証拠がないまま完了扱いになっている条件などの不足を報告することもできます。

版、日付、誰が何をしたか

承認記録で最もよくある失敗は、実際にどの版を送ったのかがわからないことです。三つの習慣でその大半を解決できます。

1. 送ったものを固定する。提出または送付した版を「提出済み」または「やり取り」フォルダーにコピーし、それ以降は編集しません。下書きは作業中フォルダーに残します。
2. 上書きせずに追加する。何かが変わったら、新しい版と新しい索引項目を追加します。米国の FDA 規制下では、21 CFR Part 11 §11.10(e)（電子記録・電子署名に関する米国連邦規則）がこれを「記録の変更によって、以前に記録された情報が不明瞭になってはならない」と定めています。Part 11 が適用されない場合でも良いルールです。
3. 日付だけでなく人も記録する。索引には、各項目を誰が作成し、承認し、送付したかを記録します。

SharePoint 自体の版履歴も役立ちますが、記録されるのは編集であって判断ではありません。判断は索引に記録します。本サイトの各承認ガイドは、このパックで締めくくられています。許可・免許、環境承認、開発許可をご覧ください。

人に残ること

• 記録に何を含め、どれだけ保管するか。これは承認、業種、法域によって異なります。
• 最終確認。プロジェクトの完了前や監査の前に、責任者がパックがそろっていることを確認します。
• 遵守の証明。条件が満たされた証拠は、その条件の責任者が確認します。
• パックの開示。監査人、買い手、規制当局に何を渡すかは、お客様が決めます。

始める前に

承認関係のファイルには、図面、敷地の詳細、近隣住民や従業員の個人情報、場合によっては商業上機密性の高い設計が含まれます。AI ツールに扱わせる前に、自社の義務を確認してください。

• プライバシーとデータの保存場所。The Everything はお客様自身の Microsoft 365 テナント上で動作しますが、AI 処理には Microsoft Azure OpenAI と OpenAI を使用しており、同社のプライバシーポリシーでは、これらの事業者がお客様の国の外で情報を処理する場合があるとしています。契約、顧客、規制当局がデータの移転先を制限している場合は、先にその点を解決してください。
• 記録の保管。承認、条件、業種によっては、何をどれだけの期間保管しなければならないかについて独自の規則があります。AI は記録の維持を手伝いますが、法律上何を保管すべきかを判断するものではありません。
• 認証。The Everything は SOC 2、ISO 27001、その他いかなる認証の取得もうたっていません。調達基準や品質マネジメントシステムで認証が求められる場合、その要件には適合しません。
• 保管期間。何かをアーカイブまたは削除する前に、業種や承認で保管期間が定められていないかを確認してください。

お客様のデータが AI モデルの学習に使われることはありません。解約した場合も、ファイルはこれまでどおりお客様の Microsoft アカウントに残ります。

よくある質問